Managing on behalf of an owner

The management agreement and the basis of your commission, gross or net of platform fees; the payout calculated line by line; the monthly stay-by-stay statement; and what to check before signing. General information: professional obligations depend on the country.

Baitly Academy · Episode 20 · Property managers · 2:27

Video in French

You will learn

Write a precise agreement: services, commission, calculation basis, termination
Calculate the payout line by line and pay it on a fixed date
Send a clear monthly statement, with the same figures as the transfer

Chapters

Episode transcript

Un propriétaire vous confie son appartement. En fin de mois, il ne vous demandera qu'une chose : combien je touche… et pourquoi ? Gérer pour le compte d'un autre, c'est d'abord une affaire de clarté. Voyons les 3 pièces qui la garantissent : le mandat, le reversement, et le relevé. Première pièce : le mandat. C'est le contrat qui vous autorise à gérer le logement. Il dit ce que vous faites, combien vous prenez, sur quelle base, et comment on se sépare. La base change tout. Un mois à 2 000 € de réservations, dont 300 € de frais de plateforme. 20 % sur le brut : 400 €. 20 % sur le net de ces frais : 340 €. 60 € d'écart… chaque mois. Le piège : le mandat flou. « 20 % des revenus » : du brut, ou du net ? Et les frais de plateforme, qui les paie ? Écrivez-le noir sur blanc, avant le premier séjour. Deuxième pièce : le reversement. C'est ce qui revient au propriétaire, une fois tout déduit : les revenus, moins les frais de plateforme, moins votre commission, moins les dépenses du mois. Reprenons : 2 000 € de revenus, − 300 € de frais, − 340 € de commission, − 160 € de ménage et de petites réparations. Il reste 1 200 € pour le propriétaire. Le piège : mélanger l'argent. Si les paiements des séjours arrivent chez vous, gardez-les à part de votre trésorerie, et reversez à date fixe, par exemple le 5 de chaque mois. Troisième pièce : le relevé. Chaque mois, le propriétaire reçoit le détail, séjour par séjour : les nuits, les revenus, chaque frais, votre commission, et ce qui lui est versé. Les mêmes chiffres que son virement. Un relevé clair, c'est moins d'appels inquiets… et un propriétaire qui vous fait confiance pour la suite. Mise en pratique : avant de signer, vérifiez 5 points. La base de la commission. Qui paie les frais de plateforme. La date du reversement. Le relevé mensuel. Et les règles de votre pays : selon le pays, gérer le bien d'un autre peut exiger une carte professionnelle ou une assurance. Renseignez-vous avant votre premier mandat. À retenir : un mandat précis, un reversement calculé poste par poste, à date fixe, et un relevé chaque mois. Dans Baitly, le mandat se signe en ligne ; chaque contrat fixe la base de la commission et qui paie les frais des plateformes ; le reversement part après votre validation ; et le relevé mensuel peut partir tout seul, avec les mêmes chiffres que le virement.